Topic outline

  • PENDAHULUAN

    MODUL HYBRID PPG DALAM JABATAN

    KEARSIPAN

    MUH. NASRULLAH, S.Pd., M.Pd.

    nasrullahmujetaba@yahoo.com

    RASIONAL DAN DESKRIPSI SINGKAT

    Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

    Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi, arsip dan Kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga atau organisasi oleh karena itu untuk mewujudkannya perlu adanya proses pembelajaran dalam hal pengelolaan arsip itu sendiri.

    Sebagai salah satu sumber belajar diharapkan modul ini memberi pengayaan secara substansial maupun pedagogik kepada guru-guru peserta PPG, sehingga selesai mengikuti program pelatihan kompetensi guru meningkat dan memungkinkan guru dapat mengubah paradigmanya dalam pembelajaran di kelas yang dalam jangka tertentu dapat meingkatkan mutu pendidikan di Indonesia.

    Modul Kearsipan  ini membahas tentang proses penanganan arsip  dengan baik (penaganan arsip secara manual maupun secara elektronik).. Modul ini dikemas dalam empat kegiatan belajar dan seluruhnya diberi alokasi waktu 32 jampel, di mana masing masing kegiatan belajar terdiri atas 8 jampel. Empat kegiatan belajar tersebut disusun dengan urutan sebagai berikut:

    1.    Kegiatan Belajar 1           : Konsep Dasar Kearsipan

    2.    Kegiatan Belajar 2           : Penanganan dan Penyimpanan Surat (Filling System)

    3.    Kegiatan Belajar 3           : Pengelolaan Arsip Dinamis

    4.    Kegiatan Belajar 4           : Pengelolaan Arsip Elektronik

     

    Kegiatan belajar dalam modul ini akan dimulai dengan Konsep dasar kearsipan. Konsep dasar kearsipan berisi pemahaman tentang kearsipan, melakukan pengelompokan arsip dan kearsipan, memahami norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan, melakukan pengelompokkan norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan, menerapkan Prosedur Penggunaan Peralatan Kearsipan, serta cara Menggunakan Peralatan Kearsipan.

    Kegiatan belajar II adalah Penanganan dan Penyimpanan Surat (Filling System). Kegiatan ini menyangkut penaganan terhadap arsip surat masuk dan surat keluar serta Melakukan penyimpanan arsip sistem abjad, kronologis, geografis, nomor, dan subjek.  Kegiatan belajar III adalah pengelolaan arsip dinamis dimana pada kegiatan ini membahas tentang prosedur penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, Mengevaluasi arsip dalam rangka menentukan retensi arsip, Melakukan penentuan masa retensi arsip, serta penyusutan arsip dan kegiatan belajara yang terakhir adalah pengelolaan arsip elektronik yang memuat pemahaman tentang pengelolaan arsip secara elektronik, mengevaluasi kegiatan pengelolaan arsip, serta Membuat laporan hasil evaluasi kegiatan pengelolaan. Isi modul ini diharapkan memberikan wawasan dan pengayaan yang lebih kepada guru-guru serta melengkapi sumber belajar lain yang dipelajarinya. Prinsip belajar sepanjang hayat mengharuskan guru juga belajar sepanjang masa agar apa yang telah dikuasai terus berkembang sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi.

    RELEVANSI 

    Relevansi dalam modul ini akan dibahas tentang: 1) bagaimana Melakukan pengelompokan arsip dan kearsipan; 2) Melakukan Pengelompokkan norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan; 3) Menerapkan Prosedur Penggunaan Peralatan Kearsipan; 4) Menggunakan Peralatan Kearsipan; 5) Melakukan penanganan surat masuk, 6) Melakukan penanganan surat keluar, 7) Melaksanakan klasifikasi dan indeks arsip, 8) Melakukan penyimpanan arsip sistem abjad, kronologis, geografis, nomor, dan subjek, 9) Melaksanakan prosedur penggunaan arsip, 10) Melakukan pemeliharaan arsip, 11) Mengevaluasi arsip dalam rangka menentukan retensi arsip, 12) Melakukan pengelolaan arsip elektronik, serta 13) Membuat laporan hasil evaluasi kegiatan pengelolaan arsip. khususnya bagi siapa saja yang bekerja dalam bidang perkantoran, lebih khusus lagi oleh mereka yang memiliki tugas dalam bidang administratif . Sehingga kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan dalam melakukan pengelolaan administrasi kantor, utamanya dalam hal kearsipan.

  • Kegiatan Belajar 1 Konsep Dasar Kearsipan

    Untuk memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai konsep dasar kearsipan, maka disusun capaian pembelajaran dan subcapaian pembelajaran.  Diharapkan peserta akan memperoleh pemahaman awal mengenai capaian pembelajaran dari materi ini.

    Adapun Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan sebagai berikut:

    1.    Memahami arsip dan kearsipan

            a. Menjelaskan konsep arsip dan kearsipan

            b. Menjelaskan fungsi arsip dan nilai guna arsip

            c. Menjelaskna  jenis-jenis arsip

            d. Menjelaskan daur hidup arsip

            e. Melakukan pengelompokkan arsip dan kearsipan berdasarkan kondisi nyata di tempat kerja

    2.    Memahami norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan

            a. Mengidentifikasi Undang-undang kearsipan

            b. Mengidentifikasi tujuan penyelenggaran kearsipan

            c. Mengidentifikasi asas-asas kearsipan

            d. Mengidentifikasi masalah kearsipan

            e. Mengidentifikasi syarat-syarat pegawai kearsipan

            f. Melakukan pengelompokkan norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan

    3.    Menerapkan Prosedur Penggunaan Peralatan Kearsipan

            a. Mengemukakan konsep peralatan kearsipan

            b. Mengemukakan macam-macam peralatan kearsipan

            c. Mengemukakan kriteria pemilihan peralatan kearsipan

            d. Melakukan prosedur penggunaan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai dengan  fungsi penggunaannya.

     

    Untuk mendukung tercapainya tujuan pembelajaran, maka disajikan beberapa pokok materi yang akan membantu peserta memahami Konsep Dasar Kearsipan.  Berikut ini sajian materinya.

     

     

     

  • KEGIATAN BELAJAR II. PENANGANAN DAN PENYIMPANAN SURAT

    Untuk memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai Penanganan dan Penyimpanan Surat, maka disusun capaian pembelajaran dan subcapaian pembelajaran.  Diharapkan peserta akan memperoleh pemahaman awal mengenai capaian pembelajaran dari materi ini.

    Adapun Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan sebagai berikut:

    1.    Menerapkan penanganan surat masuk

            a.    Menjelaskan tahap-tahap penanganan surat masuk

            b.    Menjelaskan penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda

            c.    Menjelaskan penangan surat masuk dengan kartu kendali

            d.    Melakukan penanganan surat masuk berdasarkan sistem buku agenda dan kartu kendali

     

    2.    Menerapkan penangan surat keluar

           a.    Menjelaskan tahap-tahap penanganan surat keluar

           b.    Menjelaskan penanganan surat keluar dengan sistem buku agenda

           c.    Menjelaskan penangan surat keluar dengan kartu kendali

           d.    Melakukan penanganan surat keluar berdasarkan sistem buku agenda dan kartu kendali

     

    3.    Menerapkan klasifikasi dan indeks arsip

           a.    Menguraikan konsep  tujuan klasifikasi arsip dan indeks arsip

           b.    Menguraikan teknik penyusunan klasifikasi arsip dan indeks arsip

           c.    Menerapkan klasifikasi arsip dan indeks arsip berdasarkan dokumen yang tersedia

     

    4.    Menerapkan penyimpanan arsip sistem abjad, kronologis, geografis, nomor, dan subjek.

            a.    Mengidentifikasi konsep sistem penyimpanan arsip

            b.    Mengidentifikasi tahap-tahap penyimpanan arsip berdasarkan sistem penyimpanan

            c.    Melaksanakan penyimpanan arsip-arsip pada tempatnya sesuai dengan ketentuan 

                   sistem penyimpanan yang digunakan

     

    Untuk mendukung tercapainya tujuan pembelajaran, maka disajikan beberapa pokok materi yang akan membantu peserta memahami penanganan dan penyimpanan surat,  Berikut ini sajian materinya.

  • Kegiatan Belajar III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

    Pada kegiatan pembelajaran ketiga ini, peserta akan diberikan kompetensi tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.  Untuk pemenuhan kompetensi tersebut, maka disusun capaian pembelajaran berikut ini:

    1.    Menerapkan penggunaan arsip

            a.    Menjelaskan konsep Penggunaan Arsip

            b.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan penggunaan arsip

            c.    Melaksanakan prosedur penggunaan arsip sesuai dengan kaidah yang berlaku

     

    2.    Menerapkan pemeliharaan arsip

            a.    Mengemukakan konsep pemeliharaan arsip

            b.    Mengemukakan tujuan pemeliharaan arsip

            c.    Mengemukakan prinsip-prinsip pemeliharaan arsip

            d.    Mengemukakan faktor-faktor perusak arsip

            e.    Mengemukakan jenis preservasi arsip

            f.     Melakukan pemeriharaan arsip sesuai dengan jenis/tingkat kerusakan

     

    3.    Mengevaluasi arsip dalam rangka menentukan retensi arsip

            a.    Mengidentifikasi konsep retensi arsip

            b.    Mengidentifikasi tujuan retensi arsip

            c.    Mengidentifikasi prosedur retensi arsip

            d.    Mengidentifikasi masa retensi arsip

            e.    Melakukan penentuan masa retensi arsip

     

    4.    Menerapkan penyusutan  arsip

            a.    Menguraikan konsep penyusutan arsip

            b.    Menguraikan tujuan penyusutan arsip

            c.    Menguraikan cara penyusutan arsip

            d.    Menguraikan tahapan penyusutan arsip.

            e.    Melakukan penyusutan arsip sesuai dengan standar yang berlaku

     

    5.    Mengevaluasi kegiatan pengelolaan arsip

            a.    Menyimpulkan Pokok-pokok Kegiatan Kearsipan

            b.    Menyimpulkan Data dan Informasi  Kegiatan Kearsipan

            c.    Membuat laporan hasil evaluasi kegiatan pengelolaan arsip

    Untuk mendukung tercapainya tujuan pembelajaran, maka disajikan beberapa pokok materi yang akan membantu peserta memahami pengelolaan arsip dinamis.  Berikut ini sajian materinya



  • KEGIATAN BELAJAR IV PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

    Pada kegiatan pembelajaran empat ini, peserta akan diberikan kompetensi tentang pengelolaan arsip elektronik.  Untuk pemenuhan kompetensi tersebut, maka disusun capaian pembelajaran berikut ini:

    1. Menerapkan pengelolaan arsip elektronik

          a.    Menjelaskan konsep, manfaat, jenis umum, dan daur hidup arsip elektronik.

          b.    Mengemukakan tahapan-tahapan pengelolaan arsip elektronik, sistem    

                 pengarsipan, komponen, pemeliharaan arsip, dan permasalahan dalam pengelolaan arsip

                  elektronik

    2. Melakukan pengelolaan arsip elektronik

          a.    Melakukan alih media arsip (digitalisasi) dari arsip fisik ke dalam format elektronik yang

                 ditetapkan

    Untuk mendukung tercapainya tujuan pembelajaran, maka disajikan beberapa pokok materi yang akan membantu peserta memahami pengelolaan arsip eletronik.